Электронный документооборот.

Структура информационного рынка

1. Рынок электрических сделок, включает систему банковских и межбанковских операций, электрические торги, заказ продуктов, систему резервирования продуктов.

2. Рынок электрической информацииразбивается на сектора:

· Сектор биржевой и денежной инфы - представляет информацию о котировках ценных бумаг, денежных курсах, инвестициях

· Сектор экономической и статистической инфы – это информация числовая, финансовая, демографическая, соц. Передается в готовом виде (диаграммы Электронный документооборот., графики), делается муниципальными и межправительственными организациями.

· Сектор коммерческой инфы – это информация о предприятиях, фирмах, их продукции, ценах, руководителях. Предоставляется Госкомстатом, министерством внешнеэкономических связей.

· Сектор проф инфы – разная справочная и научно – техно информация о разных областях науки и техники. Производитель НИИ

· Сектор массовой и потребительской инфы – производители – агентства и Электронный документооборот. службы новостей общероссийского, областного, городского масштаба.

3. Рынок программного обеспечения – включает системное обеспечение (ОС, драйверы), утилиты (архиваторы, антивирусные программки), ПППО, игры, обучающие программки, особые программки (банковские, бухгалтерские системы).

4. Рынок сетевых коммуникаций

Рынок провайдерских услуг


3.

Информация (лат) – «информацио» - значит изложение, объяснение какого-нибудь факта, действия, явления.

Информация –это сведения, сообщения, которые являются объектом Электронный документооборот. сбора, передачи, обработки и преобразования.

Информация охарактеризовывает предметное содержание. Информация разделяется по виду обслуживаемой ею людской деятельности: научная, техно, производственная, управленческая, финансовая, соц, правовая и т.д.

Информация, которая обслуживает процессы производства, рассредотачивания. Обмена. Употребления вещественных благ и обеспечивает решение задач организационно-экономического управления хозяйством и его звеньями Электронный документооборот., именуется управленческой

Финансовая информация – это сведения отражающие деятельность хозяйственного субъекта, его внутреннее и наружное состояние и употребляется для управления этим объектом.

Для экономической инфы свойственны особенности:

ü Финансовая информация специфична по форме представления. Она просит представления данных на машинных носителях в виде характеристик и реквизитов.

ü Финансовая информация имеет большой объем и Электронный документооборот. сложную структуру

ü Эк. информация циклична.

ü Она специфична по методам обработки (группировка, подборка)

Характеристики инфы

1. Измеряется при помощи разных количественных характеристик: документами, документостроками, показателями, реквизитами, б

2. Качество: достоверность (если она не искажает настоящее положение дел), оперативность, доступность, достаточность, полезность, аналитичность.

Систематизация экономической инфы:

1. По отношению к ИС объекта

a. Входящие потоки инфы Исходящие

b. Внутренние Наружные

2. По Электронный документооборот. стабильности:

a. Условно-постоянная Переменная

3. По отношению к процессу обработки:

a. Информация, поступившая на обработку – исходящая

b. Промежная – не на сто процентов обработанная

c. Результатная – на сто процентов обработанная и содержит конечный итог.

4.По отношениям к функциям управления.

a. Плановая Контрольно - регулирующая

b. Аналитическая Нормативно – регулирующая

ИС имеет сложную структуру, в ней можно выделить огромное Электронный документооборот. количество информационных совокупностей разных уровней. При всем этом простой частичкой может являться отдельный реквизит – логически не делимый элемент в структуре экономической инфы.

Различают 2 вида реквизитов:

ü Реквизиты – признаки (доброкачественную сторону, когда, где, что)

ü Реквизиты – основания (количественную, сколько)

Структура экономической инфы довольно сложна и может включать разные композиции информационных совокупностей, владеющих Электронный документооборот. определенным содержанием.

Под информационной совокупностьюпонимается группа данных, характеризующих объект, процесс, операцию.

По структурному составу информационную совокупа можно поделить на : реквизиты, характеристики, документы.

Показатель - составная единица инфы, которая включает один реквизит-основание и один (несколько) реквизитов-признаков. Показатель охарактеризовывает количественную и доброкачественную сторону объектов, процессов и явлений Электронный документооборот..

Документ – спецефическим образом организованная совокупа взаимосвязанных характеристик.

К документам предъявляются последующие требования:

  1. малый набор характеристик, обеспечивающий полноту (достаточность) инфы
  2. характеристики документа должны отвечать требованиям актуальности и достоверности
  3. своевременность формирования документа
  4. формирования документа в доступной юзеру форме.

Большая часть документов состоит из 3 частей: заголовочной, табличной и оформительской.

Отдельные документы имеют стандартную форму, задаваемую кодом, и строгие Электронный документооборот. правила дизайна.

В целях упрощения организации и воплощения информационных процессов документы объединяют в массивы документов. Выделяют однородные массивы документов (содержат документы схожей формы) и неоднородные (содержат разные по форме и структуре документы).

Информационные потоки - совокупа перемещаемых массивов документов, относящихся к ому либо иному участку управленческой деятельности.

Информационная база Электронный документооборот. – совокупа всех массивов документов организации

4.

Коды. Кодирование.

Автоматическая обработка инфы основывается на ее группировке по любым реквизитам-признакам (по номенклатуре, по подразделениям, по контрагентам и т.д.). Для выполнения группировки инфы возникает необходимость кодировки группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, зачем употребляются коды.

Код- условное обозначение объекта знаком либо группой Электронный документооборот. символов по определенным правилам, установленным системой кодировки.

Процесс присвоения объектам кодовых обозначений именуется кодировкой.

Предназначение кодов:

  1. обеспечение группировки инфы,
  2. подведение итогов по группировочным признакам
  3. выполнение процедур поиска и подборки инфы
  4. организация хранения инфы
  5. организация передачи инфы

Требования к кодам:

  1. код должен быть присвоен каждому объекту изучаемой предметной области
  2. код обязан иметь однозначное обозначение
  3. расширение круга объектов кодировки Электронный документооборот. без конфигурации правил кодировки и обозначения кодов
  4. один и тот же объект обязан иметь однообразный код во всех решаемых задачках. К примеру: код, присваиваемый определенному виду материала, используется при регистрации его поступления, при планировании объемов производства, при зачете себестоимости продукции и т.д.
  5. коды должны быть неизменны долгий период времени Электронный документооборот., комфортны для восприятия и запоминания
  6. коды должны быть ординарны для наполнения, чтения и обработки документов
  7. код должен владеть наибольшей информированностью при малой значности
  8. возможность автоматического обнаружения ошибки в кодовом обозначении

Системы кодировки:

  1. порядковая, рядовая нумерация объектов

2. серийно-порядковая,

  1. позиционная
  2. комбинированная
  3. штриховая, строится на двоичной базе – широким линиям и промежуткам присваивается логическое обозначение 1, а узеньким – 0. штриховой код Электронный документооборот. – чередование узеньких и широких линий.

Классификаторы.

Классификатор – систематизированный свод однородных наименование (объектов подлежащих систематизации) и их кодовых обозначений.

Классификация классификаторов:

1. общегосударственные классификаторы (ОК), разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны. Насчитывается несколько 10-ов общегосударственных классификаторов.

2. отраслевые классификаторы, единые для определенной отрасли

3. региональные классификаторы, единые для данной Электронный документооборот. местности

4. локальные классификаторы, составляются для определенного предприятия, организации, компании.

Разработка классификаторов состоит из 4 шагов:

1. установление списка и количества объектов, подлежащих кодированию

2. выбор системы систематизации объектов.

3. разработка кодовых обозначений, кодирование объектов

4. формирование классификатора. Почти всегда классификатор оформляется в виде справочника

Применение классификаторов:

1. наполнение документов. Отдельные документы просит ввода не наименования объекта, а его кода,

2. хранение Электронный документооборот. классификаторов в памяти ЭВМ. Это позволяет производить поиск инфы об объекте по его коду, автоматом заполнять документы сведениями об объекте, указав его код.

5.

Документационное обеспечение видов работ и функций управления – это документирование. Совокупа документов, циркулирующих в ИС, именуется системой документации.

Документы являются основными носителями инфы и имеют юридическую силу Электронный документооборот. при наличии печати и подписи. Документы делятся:

ü Первичные и выходные

ü Внутренние и наружные

ü По функциям управления: организационно-распорядительные (утомившись, приказы), спец (план, денежные, учетные)

В 1994 были разработаны ГОСТы на унифицированную систему организационно-распорядительных и особых документов. Унифицированная система документации– это комплекс стандартных форм документов и правил их дизайна. Первичные документы должны Электронный документооборот. содержать:

ü Достоверные данные о состоянии объекта

ü Малый набор начальных данных, обеспечивающих наибольший объем результатной инфы.

ü Должны обслуживать все подразделения и делать не только лишь функции учета, да и функции регламентирования и оперативного управления.

ü Должны быть адаптированы для компьютерной обработки

В унифицированном документе можно выделить 3 части: заголовочная, табличная, оформительская

Результатная информация может Электронный документооборот. быть представлена в виде отчетов, регистров бухгалтерского учета, сводок. Методы систематизации результатной инфы представлены в виде выходных документов:

  1. по нраву отражения функций (документы планирования, регистры бух учета)
  2. по форме представления: цифровые, алфавитно-цифровые, графические
  3. по месту выполнения: внутренние и наружные
  4. по режиму получения: отчеты в запросном режиме, в регламентном Электронный документооборот., в диалоговом
  5. по нраву печати: построчная, итоговая

информация документа может быть применена разными службами и подразделениями, что обуславливает необходимость их перемещения, образуя документопотоки.

Документопоток– это движение упорядоченных групп документов от момента их сотворения до момента передачи в архив.

Информационный поток – это группа либо совокупа перемещаемых данных, относящихся к тому либо иному участку Электронный документооборот. экономической работы.

Электрический документооборот.

Электрический документооборот – это метод представления первичных данных о хозяйственных процессах и явлениях на машинных носителях. Ини являются принципиальной и неотъемливой частью информационной базы данных, которые отражают информационную модель определенного субъекта. Электрический документооборот обладает всеми качествами и юридической силой документоупрваления. В электрических документах содержится информационное обеспечение, имеющее разные Электронный документооборот. представления: текст, графика, звук, изображение. Они хранятся как файлы на машинных носителях.

Юридическая сила документа обеспечивается при помощи реквизитов:

ü идентификационный код источника

ü электрическая подпись создателя документа

ü код формы документа

ü № документа

ü дата и время сотворения либо модификации документа

Создание электрического документа осуществляется:

1. при помощи клавиатуры в вручную в экранную форму документа установленного эталона

2. сканирование Электронный документооборот. немашинного документа, методом сотворения файла графических знаков и их преобразование в стандартный формат машинного документа

3. при помощи программ либо вставок в документ технологий «OLE объект»

4. получение электрических документов по электрической почте.

Для управления работой с электрическими документами создается и употребляется система управления электрическим документооборотом. Эта система должна обхватывать все этапы Электронный документооборот. актуального цикла документа. Это создание, обработка, хранение, поиск, помещение в архив. Система хранения документов в электрическом виде должна обеспечивать:

ü централизованное хранение

ü ведение архивов электрических документов

ü администрирование системы управления документами

ü санкционированный доступ и защиту файлов электрических документов в режиме чтения и записи

ü конвертирование документов в всех форматах

ü резвый просмотр и поиск документов по разным аспектам Электронный документооборот. отбора.


elektronnij-katalog-izdanij-soderzhashihsya-v-fonde-biblioteki-gimnazii-stranica-38.html
elektronnij-katalog-izdanij-soderzhashihsya-v-fonde-biblioteki-gimnazii-stranica-65.html
elektronnij-ofis-ponyatie-apparatno-programmnie-sredstva.html